自分の職場に仕事が遅い人はいますか？もし、仕事が遅い人がいたらついつい口出しをしてしまったり、イライラとしてしまうのではないでしょうか。
なぜ、それほどまでに仕事が遅いのか？その人たちには、ある共通の特徴が存在するのです。また、同時に自分も仕事が遅い部類に入るのだろうか？これから仕事が遅い人の特徴をご紹介します。
仕事が遅い人は本当に能力的に劣っているのか？
２人の社員の人に、レベル的に同じような仕事を同時に任したとします。そうすると、1人の社員の人は半日で仕事を終わらせましたが、もう1人の社員の人は１日かかってしまいました。
でも、仕事の完成度は２人とも同じレベルで、結果的に時間がかからなかったか、時間がかかってしまったかの結果になりました。
これは、どんな意味を示しているのか？
- ２人は仕事に対する能力は同じ
- 仕事に対する姿勢が積極的にこなそうと努力をしている
- 仕事を受け身の姿勢を取ってしまっている
上記の３つのことで、仕事が早い人・遅い人と言う位置付けになってしまっているのです。
仕事が遅い人の特徴とは？
いつ通りに仕事をこなしているのになぜ、周りの人たちが自分に対してイライラしているのだろうか・・・と、いつも感じていないだろうか。
これは、自分自身が仕事に対しての処理能力の遅さを自覚していないから、このように感じてしまうのです。
要するに、自分が仕事に対してのスピードが遅いと全く感じていないのです。仕事の遅い人の特徴をご紹介致しますので、自分がいくつチェックれたか、数えてみて下さい。
自分は仕事をこなしていると思っていても、周りから見ると「仕事が遅いなぁ・・」と思われてるかも知れません。
１．机の上が乱雑、整理整頓が出来ていない
机の上に書類やカタログなどが積み上げられていて、書類の整理もどこに置いているのか分からない状態の人は、今すぐいる書類などがすぐに出て来ない可能性が非常に高いのです。
そうなると、書類などを探す時間がかかってしまうし、もしもその書類がどれだけ探しても見つからない場合は、またすぐに作成しなければないらない最悪の事態に陥ってしまうのです。
これは、明らかに仕事が遅くなりますし、周りからの信頼も失ってしまうかもしれません。また、目の前の整理整頓が出来ていない人は、心の整理も出来ていない人が多いのです。まずは、目の前の書類類の整理整頓をして、よく使う大事な書類はファイル化しタグを付けて、すぐに取り出せるように工夫をしてみましょう。
机の上が綺麗に整理されていて、すぐいるファイルも素早く取り出せるようになれば、自然と周りの人の評価も上がってくるでしょう。
２．仕事のやり方を理解しようとしない
仕事にはやり方がありプロセス（工程）が必ず存在します。
「仕事の効率化を図る」とよく企業の間で聞かれますが、この「仕事の効率化を図る」をいうことは、仕事のやり方を確実に理解して、いかに早く正確に終わらせることを考えるということです。
仕事のやり方をあやふやのまま仕事に取り組むと、次のプロセス（工程）に進むときに、上手く伝わらずまたやり直しをして次の工程に進むのに時間が掛かってしまいます。そうすると、納期遅れや他部署の人に迷惑をかけてしまいます。
例えば、カフェで仕事をしていたとします。
お客さんがパンとコーヒーを注文し、あなたはすぐにコーヒーを沸かし、コーヒーが沸いてからパンを焼いたとしましょう。
そうなると、コーヒーが沸く時間＋パンを焼く時間が掛かってしますので、実際には、コーヒーを沸かしている間に、パンが焼きあがる時間を計算して、コーヒーが沸いたと同時にパンが焼きあげることが仕事の効率化につながってくるのです。
また、その間にもテーブルのセッティング、バターやジャムの準備など、コーヒーと焼いたパンを用意するのにも様々な一通りのプロセス（工程）が存在してきます。
３．その場で片づけられる簡単な仕事を後回しにする
メインの仕事をしていて、突然上司や同僚に「この書類にハンコを押して整理しておいて」と言われても、メインの仕事をずっとしていて、上司や同僚の簡単な仕事を後回しにしてしまいます。
これを何回か同じような簡単な仕事をせずに、後回ししてしまうとどんどんと溜まっていき、ついには簡単な仕事でも納期遅れを出してしまうことがあるのです。
頼みごとをした方は、簡単な仕事だからすぐにしてくれるだろう・・・と過信してしまい、その仕事がされていなかったら非常に困るでしょう。
メインの仕事を進めるのはいいのですが、簡単な上司の指示や同僚の頼み事は、その場で済ませてしましょう。
そうすることによって、メインの仕事にも集中にしてできるようになり、上司や同僚からの評価も上がってきます。
４．マイペースで仕事をしている
一見、マイペースで行動する人は良いように思われがちですが、仕事でのマイペース主義者はどうでしょうか。
自分の仕事を一日の勤務時間に合わして、そつなくこなすことはとても良い仕事の仕方なのですが突然、急ぎの仕事やお客さんからのクレームなど、早急にしなければならない仕事が舞い込んできたときに、マイペースで仕事をしている人は突然の対応に適応するのでしょうか。
やらなければいけない仕事だと、突然に舞い込んできてもしなければいけません。そうるすと、今日中にしなければならないルーティンの仕事が、遅れてしまいます。
そのルーティンの仕事をその日にうちに終わらすことができるのでしょうか？？マイペースで仕事をしている人は非常に厳しいのではないでしょうか。
マイペースでの仕事はいいのですが、突然の仕事は早く片付けてまた、いつもの仕事に戻ると言うメリハリを付けた仕事をしなければ、効率良く勤務時間を使うことは出来ないでしょう。
仕事は、突然何が起こるか分かりません。マイペース、プラス仕事への対応力、適応力、そしてメリハリを付けて仕事を行ってこそ、仕事を効力良くこなすことが出来るのです。
５．キッチリし過ぎる完璧な人
例えば、資料作成を依頼されて、図表や分かりやすい表現を取り込んで完璧に仕上げるのは、悪い事ではありません。
しかし、完璧な故に締め切り時間ギリギリまで作成していて、完成し見直しを行ったら手直しが必要になり、結局締め切りに間に合わなかったら意味がありません。
色々な図や表を入れてクオリティの高い資料を作るのは良いのですが、クオリティを追い求め過ぎて、無駄なものまで資料に詰め込んでいないか上司や同僚の事前確認は必要です。
資料作成過程で「この図を入れようと思うのですが」「この表は必要ですか？」など、上司や同僚の意見を聞きながら資料作成する余裕も必要です。
とにかく、時間を掛け過ぎない、余裕を持つ、上司や同僚の意見を事前に聞くなど、完璧にし過ぎることなく、何事も余裕を持ちましょう。
６．コミュニケーションを取るのが苦手
組織の中で仕事をしている人は、チームとして仕事をしています。
チームで仕事をしていると言うことは、横のつながり縦のつながりは非常に大事になってくるし、上手く他部署とコミュニケーションを取らないと良い仕事は出来ないと言っても過言ではありません。
コミュニケーションを取るのが苦手な人は、一人で仕事をしようとする、いわゆる「一匹狼」と呼ばれる人です。
一人で仕事を進めてしまうと、周りの輪を乱すだけではなく、仕事をやり遂げても間違った方向で仕事を終えてしまって、最悪一からやり直しを命じられるかも知れません。ですので、他部署とのコミュニケーションは非常に大事だと言えます。
もし、コミュニケーションを取るのが苦手な人が、同じチームに入ったら、チーム内の人たちは、出来る限り声を掛け合って一人で突っ走っていく仕事をさせないように、打ち合わせや声かけなどを頻繁にしましょう。
７．仕事に対して消極的
仕事に対して積極的な人は、自分からどんどんと仕事を取りに行って、その分知識や仕事テクニックを習得できて、早く仕事を終わらすことが出来るし、自分自身の成長にも影響してきます。
その点、仕事に対して消極的な人は、言わならなければ自分から動かくず、仕事を待っている状態の人です。
そうすると「あいつは仕事が遅い」「あいつは一日何をしているのか？？」など、上司や同僚などに言われてしまいます。
また、仕事をお願いするときは、元気で積極的な人に任せた方が仕事が早く終わるし、信用できると思われてしますのです。人として仕事に対しての温度差が目に見える形で顕著に出てきます。
とにかく、調べても分からないところがあればすぐ聞く、積極的に仕事を取りに行く、少しオーバー過ぎるぐらいの行動が周りの目から見ると評価できる行動となります。
８．性格で仕事の早さが変わる
おっとりとした性格人は、何事もあまり動じなく緊急な仕事の場合でも、ゆっくりとした動作で仕事をこなしてしまいます。
反対に、せかせかとした性格の人は、緊急な仕事が舞い込んできたとき、顔色を変えて真っ先に緊急な仕事をするでしょう。仕事をする人の性格で、かなり仕事の早さがかわってくるのです。
また「言われたことはその手ですぐやる」と言うことを習慣化していない人は、今すぐ出来る仕事でも後回しにしてしまい、後々仕事の遅さが周りの目に付くようになります。これは、子供の時に親からの教育が関係すると言っても過言ではないのです。
子供の時の親の教育、自分の性格で仕事のできるできないが、ハッキリと分かってきます。おっとりとした性格の人はまず「目の前の仕事をやりきるやる気」「頼まれた簡単な仕事は、すぐにやる習慣化を身に付ける」これらの２つを確実にこなすようになると「仕事が遅い」と言わることがなくなってくるでしょう。
９．イライラすることを抑える
自分の仕事をしている途中で、横から上司が「すぐにこの書類をまとめておいて」とか、突然の緊急な会議などが入ってくると、自分の仕事のペースが乱れてイライラとした気持ちがこみ上げてきます。
そうるなると、仕事のミスをしやすくなるし、仕事をしている同僚や後輩の人たちに冷たくあたってしまうのです。
仕事は人間関係で成り立っている部分が多いのです。人間関係を乱してしまうと、仕事がやりにくくなるし、トラブルも巻き起こしてしまうし自分にとってもマイナスに働いてしますので、良いことがありません。
イライラを解消することを目標しましょう。
仕事中、色々な事があってイライラが溜まってきて、そのイライラを解消する方法として、仕事の途中での屋上などにいって胸いっぱいに新鮮な空気を取り入れて気分転換をしてみましょう。
また、熱いコーヒーや紅茶を飲んだりして、心をリラックスさせて気持ちを落ち着かせるのです。そして、仕事に取り組むと驚くほど、仕事が早く進むようになります。
仕事を後回しする人の対策方法
何度言っても仕事後回しする人に仕事を頼むときは「３時までに仕事を終わらせて」と言うように期限をしっかりと言ってあげましょう。そうすると、後回しすることなく仕事をすることでしょう。
また、仕事を振り分けするときは、時間が掛かってしまう手間のかかる仕事を与えずに、比較的簡単に終わるような仕事を与えるようにしてはどうでしょうか。
それから、少しづつ手間のかかる仕事をやってもらうようにして、仕事を後回しすることのないように教育をしていけばいいのです。
これは、コミュニケーション不足も原因の一つと考えられるので、容易に話が出来る環境づくりも重要な一つだと言えます。
- 納期を告げる
- 比較的簡単な仕事をするように振り分ける
- 話をしやすい環境づくりをしてコミュニケーション不足を解消する
以上の３点を実践して、仕事を後回しにする人の教育を少しづつ行っていけばいいのです。
完璧に仕事をする人の対処法
どんな些細な小さな仕事でも、完璧にやり遂げなければいけない人はどうしても時間が掛かってしまいます。
そうすると、周りから目は「いい仕事をするんだけど、少し遅いんだよな」と陰口を叩かれてしまうことがあります。
書類作成でも「ここは重要なポイントだからしっかりと押さえる」これも仕事に対しての能力の一つだと言えます。
重要でないところや、ここは省いてもいいところも手あたり次第、完璧に終えようとするもの無駄な事であるし、仕事の処理能力に疑問符が打たれてしまいます。
そのような完璧主義者には、上司からしっかりと押さえるポイントを指示してあげて下さい。また、仕事の指導によって経験を積ますのも上司の仕事と考えて、完璧主義者の教育もしていきましょう。
コミュニケーション不足の対処法
コミュニケーション不足の状態で仕事を行うと、情報の共有が出来なくなり、伝えなければいけない重要な事柄やチーム全員が知っておかなければいけない事が知らないまま仕事が進み、後々取り返しのつかない事が起こってしまう可能性があります。
コミュニケーション不足の対処法として、まずは気軽に「おはようございます」「お疲れさん」など、あいさつが出来る環境を作ることが重要となってきます。
これは、上司が率先して朝出社してきたら、笑顔で「おはよう！」と部下や同僚に気軽に声を掛けましょう。
また、「ありがとう」など笑顔で振るまうと、自然と職場全体が明るくなってきて、話しやすい環境が出来ていき人と人とのコミュニケーションも出来てくるのです。あと、ミスや失敗などを責めない事も重要です。
ミスや失敗などは、しようと思ってするのではありません。一生懸命仕事をした結果、ちょっとしたミスなどのヒューマンエラーが生じることで、誰でもありうることなのです。
ミスや失敗をした場合、軽く注意をして「それじゃ、今後こう言うミスが怒らないように改善策を一緒に考えようか？」とミスした相手を責めながら改善策を求めるのではなく、自分の一緒になって真剣に改善策を取り組むとネガティブ思考にならずポジティブ思考で考えるようになります。
コミュニケーションを取りやすい環境を作れば、仕事の進行具合や人間関係など様々なところに影響してきてメリットも大きくなります。
まとめ
仕事が遅い人は、その人の性格や職場環境、仕事が合わないなど様々な要因が重なり合って「仕事が遅いな・・・」って感じるのです。
仕事が遅い人がいる場合、その人の性格や仕事ぶりをしっかりと見ていきましょう。
ルーティン作業をしているときに、急な仕事が入った時の対応力を見るとその人の仕事ぶりが感じ取れます。
例えば、急な仕事が入った時に、とにかく目先の仕事を片付けてから取り掛かると、遅れる場合ありますし、急な仕事でもマイペースで仕事をしているなど、その人の性格が如実に出てきます。
上司や職場のリーダーはしっかり仕事ぶりを見て、注意するところはしっかりと注意をしていきましょう。
そうすることによって、教育にもつながってくるし、仕事もスムーズに進みます。
また、職場環境もしっかりと整えましょう。
上司に相談しにくい環境、勤務時間中の雑談が多い環境、整理整頓が出来ていないオフィスなど、自分の事より周りの環境をしっかりと整えていくと、自然とコミュニケーションが取れるようになり、仕事もしやすくなってきます。
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